今回は「秘密保持」について解説します。
多くの企業にとって秘密保持は非常に重要な課題ですが、モデル就業規則にはこの点について詳しく触れられておりません。
そこで、秘密保持に関する規定をどのように整備すべきか、その留意点を確認していきましょう。
秘密保持規定の問題点
まず、秘密保持に関しては「在職中の従業員」と「退職後の従業員」で考える必要があります。
１ 在職中の従業員の秘密保持義務
在職中の従業員には、たとえ就業規則に明記されていなくても、信義則上業務上の秘密を守る義務があります。それでもなお、就業規則に秘密保持規定を盛り込むべき理由は大きく分けて2つあります。
ア 従業員への啓発
規定を設けることで、従業員の秘密保持に対する意識を高め、重要性を再認識させる効果が期待できます。
イ 明記しておくことの重要性（違反への対処）
万が一、秘密保持が守られなかった場合、損害賠償や懲戒処分の対象とするためには、就業規則にその旨を明記しておく必要があります。
ただし、具体的に「何が秘密か」を明確に定義していなければ、従業員が何をもって違反とするかがわからなくなります。
そこで、就業規則には以下のような秘密情報を具体的に列挙することが推奨されます。
・顧客情報
・製品技術や設計に関する情報
・企画・開発に関する情報
・財務・人事・経営に関する情報
・その他、企業が秘密情報とする事項
（補足）
さらに、秘密保持を徹底させるためには、誓約書の提出を求めることが有効です。
特に、昇進時には企業情報へのアクセスする機会が増えますので、新たに誓約書を提出してもらうことで、従業員の意識を高めることができます。
また、秘密保持に関する研修や朝礼での幹部からのメッセージなども、従業員への啓発手段として効果的です。
退職後の従業員の秘密保持義務
一方、退職後は労働契約が終了するため、一般的には秘密保持義務が元従業員に課せられません。しかし、企業にとっては退職後に秘密が漏洩されることで大きな損害が生じるリスクがあります。
ア 退職者に秘密保持義務を負わせる要件
退職者にも秘密保持義務を負わせるためには、就業規則や誓約書に、退職後も秘密を漏洩してはならない旨を明記しておく必要があります。
とはいえ、秘密情報の価値や範囲、元従業員の地位に照らして合理性がなければ、退職者に対する秘密保持義務は無効と判断される可能性があります。
イ 注意点
いずれにしても、就業規則や誓約書で退職後の秘密保持義務を明確にしておかない限り、元従業員にその義務を負わせることは難しいため、事前に対策を講じておくことが重要です。
まとめ
秘密保持に関する規定は、在職中のみならず退職後も企業にとって非常に重要な項目です。
従業員に対する意識啓発、違反時の対応、さらには退職者への対策など、多角的な視点で規定を整備することで、企業の情報を守ることができます。
企業の情報保護の観点から、今一度自社の就業規則を見直してみてはいかがでしょうか。
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